Un séminaire d’entreprise représente un levier managérial indispensable pour l’évolution de l’organisation. Même si la durée de cet évènement reste aléatoire, il est essentiel de définir les enjeux et les objectifs stratégiques qui en découlent. Voici quelques conseils qui contribuent à la réussite de séminaires.
La date et le lieu du séminaire
Les enjeux d’un séminaire sont multiples et la réussite d’un tel évènement repose sur le nombre de personnes qui y assisteront. Par conséquent, le choix de la date demeure crucial. Évitez autant que possible les périodes proches des vacances scolaires, des ponts et d’autres évènements corporate.
S’ensuit le choix du lieu, d’où la nécessité des repérages en amont : salle de réunion, hôtel, restaurant… Pour ce faire, vous pouvez faire appel à un organisateur d’évènement ou vous renseigner au préalable sur les agences évènementielles : il s’avère en effet judicieux de confier une organisation de séminaire à un professionnel. Ce dernier orchestre tous types de manifestations dont les conventions, les lancements de produits, les assemblées générales, les soirées de gala, les teams-building, les voyages incentives… Une équipe d’experts met sa créativité et son savoir-faire au service des plus beaux évènements.
Le rétro planning des actions pertinentes
La bonne tenue, voire la réussite d’un séminaire, repose essentiellement sur son organisation. Avec l’aide d’un organisateur d’évènement, déterminez le rétro planning des tâches à accomplir. Cette « to do list » comprendra la liste définitive des invités, le lieu choisi, la diffusion des invitations. Il faudra également gérer les inscriptions, voire relancer les participants. N’oubliez pas de choisir les menus en fonction des goûts des convives.
Concernant les activités en adéquation aux valeurs de l’entreprise, elles seront déterminées au préalable. Prévoyez néanmoins des solutions de repli pour les activités extérieures qui requièrent du beau temps. En sus, programmez quelques jours pour effectuer les vérifications de dernières minutes.
La communication autour de l’évènement
L’organisateur évènementiel que vous aurez engagé se chargera de soigner la communication autour de votre séminaire. Pour que la campagne puisse se dérouler dans les meilleures conditions, il convient de mettre en avant la thématique de l’évènement, son déroulé ainsi que les activités figurant au programme. Pensez surtout à bien expliquer le procédé d’inscription qui se compose de la phase d’inscription proprement dite et de l’étape de confirmation de l’inscription.
La mise en place d’un site internet facilitera la campagne de communication. Celle-ci se poursuit d’ailleurs après le séminaire. Effectivement, il est d’usage de remettre un compte rendu de l’évènement à tous les participants.
Anticipez les retombées attendues
Forcément, un séminaire d’entreprise implique des enjeux spécifiques. Il s’avère tout aussi judicieux de réfléchir aux répercussions de ce genre d’évènement. Un séminaire contribue notamment à ressouder les équipes par le biais des activités de team building. Les collaborateurs et les participants apprennent à mieux se connaître. Ils apprennent à travailler ensemble en vue d’atteindre des objectifs communs.
L’organisation d’un séminaire impacte naturellement le quotidien de l’entreprise. Un petit sondage permet de mieux cerner les impacts de cet évènement. Bien évidemment, veillez à ce que le questionnaire ne soit pas trop long. Cinq voire dix questions suffisent amplement pour connaître les ressentis des participants.
