La gestion du parc automobile est l’un des principaux défis des entreprises modernes. Entre les pannes ou les véhicules inadaptés, le coût d’une flotte peut très vite atteindre des sommets. Il est donc plus que jamais nécessaire d’optimiser la gestion du parc afin de réduire les frais fonctionnels qui y sont liés. Comment procéder ?
Rédigez une charte automobile
La gestion du parc automobile d’une entreprise est une tâche relativement complexe. Avant d’aborder les différentes méthodes de gestion, il est nécessaire de rédiger une charte automobile ou, Car Policy. C’est un document rédigé entre tous les acteurs de l’entreprise qui réglemente les modalités d’utilisation des véhicules dans la réalisation des activités. Il permet de définir les cadres légaux et de fixer les responsabilités.
Utilisez un logiciel de gestion auto
Si vous recherchez des solutions pour améliorer votre gestion de parc automobile, notez qu’il est possible d’opter pour des logiciels de gestion ultra performants. Ce sont des outils de gestion automatique qui permettent de déterminer et d’organiser à l’avance les besoins des véhicules d’une flotte. À ce titre, ils disposent généralement d’un tableau de bord dédié qui donne toutes informations relatives à l’état des véhicules.
Ces outils permettent de faire un suivi optimal de la flotte et de connaître le coût de sa maintenance. En effet, il présente un bilan clair des distances parcourues, du kilométrage quotidien et de la consommation de carburant. Il permet aussi d’organiser des visites techniques pour dénicher d’éventuels problèmes. Vous anticipez ainsi les pannes et évitez le ralentissement des performances.
De même, ces logiciels favorisent une meilleure optimisation du parc auto. Grâce à une évaluation des besoins et de la fréquence d’utilisation, ils font des recommandations sur les types de véhicules qui conviennent le plus à l’entreprise.
De plus, ils apportent une aide précieuse dans la gestion administrative de la flotte. À une époque où de plus en plus d’entreprises omettent les délais de renouvellement des documents administratifs, ces logiciels apparaissent comme des outils parfaits. Ils établissent des rappels périodiques pour informer sur l’échéance des contrats.
Faites des audits réguliers de vos véhicules
A priori, l’utilisation d’un logiciel dispense du recrutement d’un gestionnaire de flotte. Cependant, pour les entreprises qui préfèrent ne pas utiliser cette solution, il faudra absolument faire des audits réguliers.
L’audit permet de connaître précisément l’état des véhicules. C’est une façon d’anticiper les pannes et de faire des remplacements. C’est également un moyen de connaître les chiffres d’utilisation des véhicules ainsi que leurs performances quotidiennes. Il est alors possible de faire une meilleure répartition, afin de prolonger leur durée de vie.
De même, l’audit permet de connaître le coût total de la flotte. Il ne s’agit pas uniquement du montant d’achat des véhicules. Ce coût prend également en compte les frais d’entretien, de nettoyage, d’assurance et de carburant.
Trouvez des prestataires auto de confiance
En dehors de la réalisation de l’audit, la gestion de la flotte automobile passe par la recherche de partenaires de confiance. Les plus importants sont les compagnies d’assurance, les concessionnaires ou les garagistes. Ce dernier point est d’autant plus important qu’il est conseillé d’acquérir toutes les pièces de rechange auprès d’un même fournisseur. Cela permet d’avoir des garanties de qualité et même des réductions sur les offres.
C’est aussi le cas pour les concessionnaires. Il est fortement conseillé d’acheter tous les véhicules auprès d’un même concessionnaire. Cela permet de profiter de certains avantages liés à l’entretien, aux réparations, à l’achat des pièces et même aux coûts d’achats.
Sensibilisez les conducteurs à l’éco-conduite
La gestion de la flotte automobile doit également avoir une dimension écologique. En soi, il n’est pas vraiment possible d’intégrer ces méthodes dans la gestion des véhicules. Cependant, il est possible de sensibiliser les conducteurs pour une conduite plus responsable. Au-delà de l’aspect environnemental, cela permet de réduire les frais d’entretien, la consommation de carburant ainsi que les risques d’accident.
Faites appel à un prestataire externe
Si la plupart des entreprises choisissent les logiciels ou les gestionnaires, d’autres préfèrent faire appel à des prestataires externes. Ce sont des professionnels qui s’occupent uniquement de l’optimisation des performances de la flotte automobile. Bien souvent, ils opèrent en équipe d’experts pour s’occuper de la gestion administrative, technique, humaine et logistique de la flotte.
Cette option est particulièrement adaptée aux entreprises qui désirent mettre leur énergie dans la réalisation d’autres tâches. Elle est aussi destinée aux entreprises qui ne disposent pas ou qui ne souhaitent pas recruter un gestionnaire spécialisé. Évidemment, comme l’on pourrait s’en douter, le recours à un prestataire est une option nettement plus coûteuse que celles précédemment évoquées.
Quels sont les avantages d’une gestion efficace du parc automobile ?
Un parc automobile bien géré présente de nombreux avantages pour une entreprise. En adoptant des pratiques de gestion optimales, une entreprise peut bénéficier des effets positifs suivants :
- Réduction des coûts : Une gestion efficace du parc automobile permet de réduire les coûts liés à l’entretien, à la maintenance et à la consommation de carburant. En suivant de près les performances des véhicules, en planifiant la maintenance préventive et en promouvant une conduite responsable, les dépenses inutiles peuvent être évitées, ce qui contribue à améliorer la rentabilité globale de l’entreprise.
- Amélioration de l’efficacité opérationnelle : Une meilleure gestion du parc automobile permet une utilisation plus efficace des véhicules. En utilisant des outils de suivi et de planification, les entreprises peuvent optimiser l’affectation des véhicules, réduire les temps d’arrêt non planifiés et améliorer la productivité des employés sur le terrain.
- Gestion des risques accrue : Un suivi régulier de l’état des véhicules et une planification adéquate de la maintenance permettent de réduire les risques d’accidents ou de pannes imprévues. Cela contribue à assurer la sécurité des conducteurs et des passagers, ainsi qu’à prévenir les interruptions potentielles des activités commerciales.
- Respect de l’environnement : En sensibilisant les conducteurs à l’éco-conduite et en favorisant l’utilisation de véhicules plus économes en carburant, une gestion efficace du parc automobile peut réduire l’empreinte environnementale de l’entreprise. Cela s’inscrit dans une démarche de responsabilité sociale et peut également améliorer l’image de marque de l’entreprise.
En somme, une gestion optimisée du parc automobile offre des avantages considérables, notamment des économies de coûts, une meilleure efficacité opérationnelle, une gestion des risques améliorée et une contribution à la durabilité environnementale. Les entreprises qui mettent en place des stratégies efficaces de gestion de leur flotte automobile sont en mesure de maximiser les performances de leurs activités et de rester compétitives sur le marché.