L’agent d’accueil est le premier interlocuteur entre le public et l’entreprise. Il reçoit les visiteurs, les renseigne et les guide. De plus, il prend les appels et peut intervenir pour animer un espace réservé au public. D’autre part, dans certaines circonstances, il gère le programme des responsables de l’entreprise, organise les rendez-vous, fait des saisies et transfert les courriers. En clair, il peut cumuler les fonctions d’un réceptionniste, d’un animateur et d’un secrétaire.
Les différentes qualités professionnelles nécessaires
L’intervention d’un agent pour des prestations d’accueil se fait à travers une présentation physique, un dispositif téléphonique et un ordinateur. En conséquence, il doit être physiquement présentable et avoir un excellent sens de la communication. De même, puisqu’il est appelé à échanger avec des inconnus, des personnes de milieu différent, des étrangers et des clients, il doit pouvoir facilement s’adapter. En fonction de la taille de l’entreprise et de l’ampleur de ses missions, il peut être confronté à plusieurs difficultés. De ce fait, il est important de choisir un agent capable de gérer le stress et la pression. En bref, un agent qui offre des prestations d’accueil doit être polyvalent et sociable.
Les compétences professionnelles adaptées
Dans le cadre de ses occupations, l’agent d’accueil travaille avec une logistique bien définie. Celle-ci lui permet de prendre en charge les documents administratifs, les fournitures, le courrier et la conciergerie. Ceci dit, pour une meilleure gestion de leurs activités quotidiennes au sein de l’entreprise, il doit savoir manipuler un ensemble de dispositifs techniques comprenant les logiciels de bureautique. En outre, les compétences recherchées dépendent principalement du secteur d’activité dans lequel se trouve l’entreprise. Pour le cas d’une banque, l’agent d’accueil doit avoir des connaissances dans ce domaine afin d’être capable de comprendre et de répondre aux questions des clients et des administrateurs. Il est, de fait, important qu’il parle le même langage que celui déployé au sein de la structure.
