Pour répondre aux besoins de ses clients et pour être plus compétitive, une entreprise est souvent amenée à accorder des délais ou des facilités de paiement. Quand bien même ces initiatives attirent plus de clients et contribuent à l’augmentation de votre chiffre d’affaires, elles présentent des risques d’impayés. Les impayés peuvent être particulièrement difficiles à gérer, mais en vérité, tout est dans l’organisation et le suivi.
Faites-vous accompagner par une entreprise spécialisée en suivi de facturation
Les suivis, relances et autres tâches contraignantes relatives au recouvrement ne font certainement pas partie de votre cœur de métier. Pourtant, ces missions sont essentielles pour vos finances en cas d’impayés. L’idéal serait alors, notamment pour les PME, de confier à une entreprise spécialisée dans le suivi de la facturation. Comme on peut le voir sur Interencaiss.be, ce type d’entreprise peut même réaliser toute la gestion de votre facturation jusqu’aux actions de recouvrement.
Ces partenaires peuvent assurer l’envoi des lettres recommandées, des mails et des appels téléphoniques pour relancer vos débiteurs et font le nécessaire jusqu’à ce que vous récupériez les sommes dues. Cela ne vous empêche pas d’avoir le contrôle de la situation puisque le prestataire doit normalement vous faire un rapport de chaque action menée sur chaque client en instance de paiement.
Ces entreprises peuvent également se limiter au suivi et au conseil si vous tenez à réaliser les actions de recouvrement vous-mêmes. Grâce à leurs connaissances en affaires juridiques, elles peuvent notamment vous aider à rendre vos CGV et vos contrats plus pertinents, afin de mieux vous protéger.
Définissez bien les bases de votre contrat ou des conditions générales de vente
Pour un suivi de facturation efficace, vous devez définir au préalable les principes de votre contrat ou de vos CGV. Vous devez pour cela, déterminer avec précision :
- le montant ou le pourcentage du montant à verser en guise d’acompte au moment de l’achat,
- le nombre de paiement,
- le délai consenti,
- la date limite de paiement,
- le délai de rétractation (éventuellement),
- les indemnités/pénalités de retard.
Organisez-vous en interne pour le suivi de votre facturation
Si votre entreprise dispose d’un département ou d’une équipe préposée au suivi de votre facturation et au recouvrement, vous devez renforcer votre organisation en interne. Le moyen le plus simple et plus économique de réaliser ce suivi consiste à utiliser un fichier partagé de type tableur. Ce fichier doit regrouper des informations comme le nom ou dénomination commerciale du client, le numéro ou référence de la facture, la date de facturation, la date d’échéance, le montant et l’acompte versé (éventuellement), le montant de la majoration, le nombre de relances réalisées et leurs dates respectives et l’état du paiement.
Idéalement, faites en sorte que les factures soient classées par ordre chronologique. Facilitez la lecture de vos fichiers et tableaux en mettant en évidence le nom du client, le montant de la créance, la date d’échéance et l’état du paiement.
Enfin, même si cet article partage les meilleurs conseils pour assurer le suivi de la facturation, n’oubliez pas qu’au préalable, il est recommandé de bien enquêter sur la santé financière et la solvabilité d’un client avant de lui accorder des facilités de paiement. C’est une action qu’un prestataire spécialisé peut également réaliser pour votre entreprise.