Les entreprises qui fournissent des services ou proposent des biens en vente sont confrontées à la gestion des documents commerciaux comme les factures. Ces papiers servent de justificatifs juridiques et sont importants pour déclarer par exemple la TVA ou pour calculer les impôts dus par la société. Malheureusement, l’accumulation de ces documents sur un exercice fiscal rend plus ardues les tâches pour les comptables au moment de faire les états financiers. Est-ce possible de digitaliser les factures en entreprise pour simplifier leur gestion ?
Pourquoi se tourner vers la facture électronique ?
Les entreprises qui utilisent des factures papier rencontrent des difficultés au niveau de leur service comptable. Parmi ces dernières, il y a le manque de visibilité et un coût de traitement important. Certaines entreprises commerciales font face à d’autres problèmes comme la perte de documents, le manque de traçabilité et les erreurs de paiement des factures. Aux vues de ces situations, la facture papier devient de plus en plus révolue et laisse place aux systèmes de facturation en ligne.
Il ne faut pas confondre une facture digitale avec celle qui est envoyée à un client sous la forme d’un document scanné. On parle de facture électronique quand vous l’envoyez grâce à un logiciel de facturation numérique comme Fasty Invoices et qu’elle arrive dans le système automatique de votre client. Une fois qu’il la reçoit, il doit l’acquitter en cliquant simplement sur une commande.
La facturation électronique : comment la mettre en place ?
Pour la mise en place d’un système de facturation électronique, faites-vous accompagner par un expert dans le domaine. Ce dernier le fera par le biais des conseils ainsi que par la proposition des solutions pour la réussite de votre projet. Rapprochez-vous d’un prestataire spécialisé qui sera capable de vous fournir les meilleures solutions de dématérialisation de vos factures. Avant de vous lancer dans cette démarche, vous devez anticiper et vous posez les bonnes questions. C’est à partir de là qu’une entreprise experte dans le domaine pourra vous guider.
Les prestataires vous permettent de choisir un design ou de personnaliser vos factures. De plus, profitez d’une plateforme intuitive qui vous rend la tâche facile lors de la création de vos factures. En effet, il vous faut seulement quelques minutes pour mettre en place ces dernières. Avec un logiciel de facturation, gagnez du temps dans la gestion de vos tâches. Après la mise en place du système, suivez en temps réel l’état de vos factures. Le programme dispose aussi de plusieurs fonctionnalités comme la relance de paiement.
Que peut-on faire avec un logiciel de facturation ?
Avec un logiciel de facturation, vous pouvez centraliser et simplifier vos différentes activités. De plus, les entreprises qui disposent de ce logiciel bénéficient de nombreuses fonctionnalités comme :
- des modèles de facture et de devis,
- la gestion des factures,
- le pilotage de performance,
- la gestion de devis,
- le stockage des documents administratifs.
Avec ces fonctionnalités, vous disposez de différents types de factures qui sont prêtes à l’emploi. Cela facilite le fonctionnement de votre entreprise. Sur une plateforme de facturation, vous retrouvez les factures mises en ligne par des experts. En général, ces prestataires proposent des modèles qui répondent à l’attente de toutes les entreprises. Grâce à une solution digitale, vous pouvez également stocker toutes vos factures sur une longue durée. Cette fonctionnalité vous permet de retrouver plus facilement vos documents quand il faut faire des justifications.
Le pilotage de performance est une fonctionnalité qui permet aux entreprises de suivre les résultats ainsi que les différents indicateurs de performance. Ces derniers se retrouvent sur un tableau de bord intégré dans le logiciel de facturation. Ensuite, ce système favorise la rédaction, l’envoi et le suivi de vos devis. Avec la gestion des devis sur un logiciel de facturation, simplifiez le suivi de vos activités. Enfin, en dehors des factures, cette solution vous offre aussi un espace pour stocker d’autres documents administratifs.
Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation ?
Les entreprises qui utilisent un logiciel de facturation bénéficient de nombreux avantages. Parmi ceux-ci, il y a la réduction des erreurs et l’accélération des paiements.
Réduisez les risques d’erreurs
Il est très facile de faire des erreurs sur une facture quand celle-ci n’est pas automatisée. Les fautes de frappe, les erreurs de calcul sont autant de situations que la facture électronique vous évite. Avec un logiciel de facturation, vous disposez d’une calculatrice qui vous permet de déterminer automatiquement la TVA sur vos services et produits. De plus, le logiciel dispose d’un outil informatique qui permet de reprendre de manière automatique les informations que vous avez déjà saisies. Enfin, à l’aide d’un logiciel de facturation, envoyez aussi des factures professionnelles sans erreurs.
Accélérez les délais de paiement
L’un des principaux avantages d’un logiciel de facturation est qu’il permet de diminuer les délais de paiement. En effet, en écourtant les délais d’envoi des factures, il oblige également les clients à vous payer plus rapidement.
De plus, vos clients ont la possibilité de faire les paiements en utilisant directement le système de facturation. En plus de réduire les délais de paiement, cette solution permet de mieux gérer votre comptabilité et votre trésorerie. Grâce à ses fonctionnalités, il vous sera plus facile d’optimiser vos tâches, d’augmenter votre production et d’accélérer la croissance de votre entreprise.
Gagnez du temps
Les factures électroniques envoyées par un logiciel ou un système permettent de gagner un temps précieux, ce qui n’est pas le cas des factures papier. La fonction automatique élimine le travail manuel qui est très chronophage. C’est pour cela que l’envoi et la réception des factures électroniques sont plus rapides. Les entreprises mettent du temps à payer leurs factures. En cas d’erreurs, le délai peut considérablement augmenter. En revanche, avec un logiciel de facturation électronique, le processus prend seulement quelques jours.
Réduisez vos frais
L’utilisation d’un logiciel de facturation permet de réduire de manière considérable les frais liés à l’envoi des factures papier. Grâce à ce système, économisez sur l’achat des timbres, l’enveloppe, l’encre, le transport, l’électricité et l’archivage. Réduisez aussi les frais en rapport avec le traitement des factures. En plus de cela, le coût des solutions de facturation numérique est très abordable. Vous pouvez bénéficier de tarifs préférentiels en vous adressant à un prestataire compétitif.
Quelles sont les clauses obligatoires d’une facture électronique ?
Sur une facture électronique, vous devez faire apparaître l’identité de chaque partie. Il s’agit de celle de l’acheteur et de celle du vendeur. Pour le premier, mentionnez l’adresse de son domicile ou de son siège. Pour le second, mettez la dénomination sociale de son entreprise ou société. En plus de ces informations, il est obligatoire de mentionner le numéro Siren ou la ville du greffe, le numéro de registre de commerce ainsi que les indications en rapport avec le répertoire des métiers pour artisan. Ensuite, sur la facture électronique, votre entreprise doit mentionner le montant de son capital social et sa forme juridique.
En dehors des informations liées aux deux parties (acheteur et vendeur), la facture doit comporter obligatoirement :
- la date,
- la numérotation de la facture électronique,
- le numéro de TVA,
- le prix,
- le taux de TVA,
- le détail des transactions facturées.
Dans les détails, vous devez mentionner la date d’émission de la facture et celle de la prestation de service. La mention du numéro de TVA est obligatoire dès que le montant de cette taxe est supérieur à 150 €. Pour une facture électronique qui respecte les règles, mentionnez aussi le prix unitaire HTVA ainsi que les frais de conditionnement et de transport. Si votre entreprise ne présente pas une facture électronique réglementaire, vous risquez une sanction pénale dont le montant s’élève à 75 000 €.
