Destinée aux entreprises, la dématérialisation est une solution qui profite énormément aux professionnels. Elle consiste à transférer l’ensemble de vos données sur des supports numériques et implique par conséquent l’utilisation de logiciels spécifiques. On vous dit tout sur la dématérialisation et ses avantages pour votre entreprise.
Qu’est-ce que la dématérialisation et comment fonctionne-t-elle ?
La dématérialisation est un processus qui consiste à remplacer des supports d’information matériels, le plus souvent le papier, par des formats numériques. Appliqué aux documents, le processus implique plusieurs phases, notamment la numérisation, l’indexation, l’archivage, le versionnage et la certification. Cependant, la dématérialisation ne se limite pas seulement aux documents, puisqu’elle s’inscrit dans une dynamique beaucoup plus étendue de transformation numérique. Elle conduit à la transformation numérique des activités, des procédures, des échanges, des outils et dans certains cas de l’espace de travail lui-même.
Aujourd’hui, quels que soient leurs tailles ou domaines d’activité, les entreprises ont la possibilité de procéder à la dématérialisation de leurs documents, ce qui comprend la dématérialisation des contrats, des bons de commande ou des bons d’intervention. Elles peuvent également opter pour la dématérialisation RH, la dématérialisation des échanges ou la dématérialisation comptable qui inclut la dématérialisation fiscale et celle des factures (fournisseurs et clients). Si vous recherchez un logiciel de dématérialisation des factures, n’hésitez pas à découvrir Deltic, un programme qui répond efficacement aux besoins des professionnels.
Par ailleurs, d’après la loi (13 mars 2000), les documents numérisés ont tous la même valeur légale ou probante que les originaux, mais sous certaines conditions. En effet, ils doivent être conservés dans des conditions optimales qui garantissent leur intégrité. De plus, la personne dont émane le document doit pouvoir être dûment identifiée.
Comment la dématérialisation peut-elle améliorer les résultats de votre entreprise ?
Si la dématérialisation est de plus en plus prisée dans le monde professionnel, c’est en raison de ses avantages. Pensée pour faciliter l’accès aux informations à tous les services de l’entreprise (centralisation des informations), la dématérialisation offre à vos équipes un gain de temps indéniable. En quelques clics, les employés peuvent accéder à toutes les données dont ils ont besoin. Cela permet d’optimiser la production. Sur le plan économique, les avantages de la dématérialisation sont évidents. La réduction ou l’absence de supports papier, d’impression, de photocopies ou de stockage réduit considérablement les coûts de traitement.
Par ailleurs, l’utilisation de différents logiciels comme celui des factures s’avère très bénéfique pour les professionnels. En délivrant des factures numériques ou en proposant des devis en ligne, vous réduisez les délais et garantissez la satisfaction des clients. En outre, grâce à l’utilisation de logiciels comme le CRM, vous pouvez aisément collecter le maximum d’informations sur vos clients et d’entretenir de très bonnes relations avec ces derniers.
Quels sont les défis associés à la mise en œuvre d’un système dématérialisé ?
La mise en place d’un système de dématérialisation dans les entreprises soulève un certain nombre de défis pour les professionnels. Comme vous le savez, il s’agit d’un énorme changement, pas toujours simple à adopter. Cela implique de nouvelles responsabilités et des modifications importantes dans les processus habituels. Le premier défi pour les entreprises est de susciter l’engagement de tous les collaborateurs. Pour faciliter ce changement, il est judicieux de se faire accompagner par un professionnel.
En outre, un autre défi de la dématérialisation est de pouvoir trouver des logiciels performants qui ne présentent pas de dysfonctionnement au fil du temps et qui, comme le stipule la loi, vont pouvoir garantir l’intégrité de vos documents.
