Pour bien exécuter un projet dans une entreprise, il est important de mettre en interaction des collaborateurs opérationnels aux diverses compétences. Les managers doivent donc déployer des personnes capables de réaliser des tâches spécifiques afin d’assurer le bon déroulement et l’évolution du projet. On parle du comité de pilotage. Quel est le rôle du comité de pilotage dans la gestion d’un projet ?
Qu’est-ce que le comité de pilotage ou COPIL ?
Le comité de pilotage ou COPIL intervient à toutes les phases d’un projet, de la définition des objectifs aux prises de décisions finales, en passant par le suivi de l’état d’avancement. Si vous vous engagez dans une démarche de transformation de votre entreprise, vous aurez donc besoin d’un COPIL qui pourra en suivre l’avancement et garantir sa réussite.
Le terme désigne une équipe formée de façon transversale pour superviser un projet et définir les choix stratégiques, que ce soit dans le secteur public ou privé. Il s’agit généralement de projets complexes et de grande envergure comportant un cahier des charges dense et impliquant de nombreux acteurs et interlocuteurs.
Ce groupe de personnes identifie les besoins des équipes en charge de l’exécution du projet et détermine des stratégies pour répondre à ces besoins. Pour assurer le suivi du projet, le COPIL surveille l’exécution des différentes tâches liées au projet. Il ne dirige pas le projet, mais il sert de guide et s’assure de sa réussite à travers ses conseils et ses orientations.
Comment vous assurer que le comité de pilotage est efficace et productif ?
Pour réussir un projet, il est important de bien constituer le comité de pilotage et de pouvoir le faire fonctionner de manière efficace. Les membres du comité de pilotage ne doivent donc pas être choisis sur un coup de tête. Ils sont choisis au sein de l’organisation après une concertation entre le sponsor du projet et le chef de projet qui font également partie du comité.
Les personnes choisies doivent occuper un poste important au sein de l’entreprise. Ils doivent également détenir un pouvoir décisionnel. En plus du maître d’ouvrage ou sponsor du projet, le chef du projet, le comité de pilotage se compose de représentants des différents secteurs d’activité qui sont impliqués dans votre projet. On peut citer le responsable financier, le responsable technique, le responsable marketing, le responsable commercial, le responsable des ressources humaines… La liste des membres du COPIL devra être mise à jour tout au long du projet.
Pour que le comité de pilotage soit efficace et productif, il faudra également :
- planifier les réunions (les réunions doivent être préparées au préalable pour permettre à tous les participants d’être présents),
- faire des présentations claires et synthétiques,
- avoir l’appui et le soutien du maître d’ouvrage,
- gérer les participants et résoudre les conflits.
Pour qu’un COPIL soit efficace, le respect de l’agenda est également d’une importance capitale. Vous devez également mieux gérer votre timing et vous assurer de l’implication de tous les participants. Il est également important d’obtenir l’accord de ces derniers sur les sujets critiques. Un COPIL efficace garantit le bon déroulement et la réussite du projet. Ce dernier doit évoluer en fonction des grandes étapes fixées dans le planning ainsi que leur échéance.
Que faire si le comité de pilotage ne fonctionne pas bien ?
Il peut arriver que le comité de pilotage ne fonctionne pas. Dans ce cas, une autre instance doit être prévue pour revoir tous les points clés et déceler ce qui n’a pas fonctionné. Il est possible que vous ayez oublié un point important lors de la mise en place de comité. En élaborant une liste des participants, vous pouvez vérifier si tout est en ordre au niveau des membres des équipes techniques et professionnelles.
Le comité de pilotage du projet peut également mal fonctionner en raison de la fréquence des réunions, ce qui peut entraîner l’échec du projet. Il faudra alors planifier des réunions du comité essentiellement pour discuter de sujets pertinents et urgents. Si vous organisez vos réunions de façon ponctuelle, vous pourrez opter pour des réunions mensuelles par exemple.
Quels sont les défis auxquels sont confrontés les comités de pilotage ?
La création d’un comité de pilotage présente de nombreux défis, à savoir :
- la gestion des conflits de personnalité et d’intérêt personnel (les attentes des différents collaborateurs ne sont pas les mêmes, ce qui vous amène à œuvrer avec beaucoup d’approches différentes du travail),
- l’augmentation du nombre des réunions,
- la clarification des rôles de chaque membre du comité (pour éviter une confusion, une perte de temps et une perte d’énergie).
Lors de la mise en place du comité, les managers doivent donc tenir compte de toutes ces exigences afin de prendre des décisions pertinentes.
