Avec les progrès de la technologie, les entreprises ont aujourd’hui à leur disposition de nombreux programmes et logiciels capables de les accompagner au quotidien dans la gestion et l’administration de l’entreprise. Parmi ces programmes figure le SIRH. Ce système d’information des ressources humaines est un ensemble de logiciels qui permet de faciliter l’exécution des tâches au niveau du service des ressources humaines. Les logiciels SIRH sont dotés de plusieurs fonctionnalités et sont extrêmement utiles à toutes entreprises, peu importe leur secteur, désirant améliorer leur gestion des ressources humaines.
L’utilité des logiciels SIRH pour les entreprises
Aujourd’hui, les contraintes liées à la gestion des ressources humaines sont de plus en plus nombreuses au sein des entreprises. Il est devenu assez difficile d’apporter une réelle satisfaction aux employés et l’information, quant à elle, circule de plus en plus rapidement. Face à cela, il est important que le flux des ressources humaines soit à la fois rapide, efficace et accessible à tous. Si de nombreuses entreprises optent aujourd’hui pour l’utilisation d’un logiciel SIRH, c’est en raison de son utilité et de ses nombreux avantages pour les entreprises.
L’automatisation des processus en ressources humaines
Un système d’information des ressources humaines est un programme qui permet avant tout d’automatiser de nombreuses fonctions basiques au sein du service de ressources humaines. Il offre la possibilité, par exemple, d’automatiser l’édition des fiches de paie ou encore la gestion du planning.
Un moyen de gagner du temps
Les tâches qui sont relatives aux services des ressources humaines sont extrêmement chronophages. En automatisant certaines d’entre elles, le logiciel permet au personnel des RH de gagner du temps. Ils pourront ainsi l’employer pour l’exécution d’autres tâches essentielles au fonctionnement de leur service.
Une meilleure harmonisation du processus et un meilleur suivi
Le logiciel de SIRH est généralement composé de plusieurs modules reliés à une base de données qui permet aux différents services de l’entreprise de partager le même système d’information. Peu importe l’endroit où la saisie se déroule (service comptable, commercial…) les données sont enregistrées dans une base de données unique rendant les informations accessibles à tous.
Plus besoin donc de ressaisir les mêmes informations plusieurs fois ou de synchroniser différents logiciels. Le SIRH offre une vue globale et précise des activités de tous les collaborateurs.
L’optimisation du processus
Le SIRH permet de regrouper toutes les informations relatives aux ressources humaines. Il aide de ce fait à limiter les risques d’erreurs et d’oubli. Ce système donne également la possibilité de mieux organiser les RH.
La responsabilisation des employés
Le SIRH prend aussi en charge certains modules consacrés à l’évolution des carrières. Ce module est généralement consultable par les employés et peut même être édité par eux. Les employés peuvent ainsi actualiser leur statut, demander des formations…
Logiciels SIRH : leurs fonctionnalités
Un système de gestion des ressources est doté de nombreuses fonctionnalités. Ces dernières peuvent être regroupées en quatre grandes catégories.
La gestion de la paie
C’est l’un des modules les plus importants d’un SIRH. Il permet d’automatiser la gestion de la paie, et ce, en rassemblant toutes les informations relatives à la paie telles que le nombre d’heures de travail, les congés, les absences, les cotisations sociales. Il permet par ailleurs de générer les fiches de paie.
La gestion des prestations de travail
Ce module SIRH aide à mieux gérer le planning de présence des salariés et d’automatiser la gestion des congés et des absences. Certains logiciels sont même capables de faire des propositions de planning pour optimiser le travail en entreprise.
La gestion du personnel
Le SIRH dispose également de nombreuses fonctionnalités permettant de gérer le personnel. Cela va du recrutement du personnel à la gestion de l’évolution de carrière des employés, et ce, en passant par l’accueil des nouveaux employés, la formation, la retraite et la pension. Toutes les informations concernant les employés sont aussi enregistrées.
La gestion des prestations sociales
Cette fonctionnalité facilite la gestion des différentes prestations sociales, obligatoires ou non. Il s’agit notamment des prestations liées à l’assurance-maladie, à l’assurance accident de travail, ou encore aux pensions complémentaires.
Les enjeux pour l’entreprise de ces logiciels RH
Les entreprises, dans leur processus de digitalisation des RH, font face à de nombreux enjeux. Cette transformation a en effet un impact assez important aussi bien sur les acteurs RH que sur la direction et le reste de l’entreprise.
Le respect des obligations légales
Le SIRH permet d’automatiser de nombreuses opérations et l’ensemble de ces opérations doivent être réalisées dans un cadre légal complexe bien précis, qui est régulièrement actualisé. Les acteurs RH doivent donc faire de leur mieux pour respecter ces obligations. Celles-ci touchent généralement à la sécurité, à l’hygiène, aux conventions collectives, aux contrôles URSSAF…
La sécurité des données RH
La loi impose aux entreprises de protéger les données personnelles qui sont collectées. L’entreprise doit alors faire de son mieux pour protéger ces données.
L’amélioration de la productivité
C’est l’un des grands enjeux du SIRH. Avec un tel logiciel, les équipes des RH peuvent se concentrer sur des tâches ayant une grande valeur ajoutée et ayant pour objectif d’améliorer la productivité de l’entreprise afin d’accompagner ses performances.
Le SIRH fait face à d’autres enjeux tels que l’amélioration de l’engagement sociétal et environnemental de l’entreprise et un meilleur pilotage des décisions RH.
Comment choisir votre logiciel SIRH ?
Vous trouverez sur le marché une multitude de SIRH. Il est important de savoir bien choisir votre logiciel, et pour ce faire, vous devrez considérer un certain nombre d’éléments.
Les fonctionnalités
C’est le premier critère à prendre en compte pour faire votre choix. Les SIRH diffèrent en effet l’un de l’autre selon leurs fonctionnalités. Votre SIRH doit répondre aux besoins de votre cahier des charges. Essayez donc de prioriser les fonctionnalités essentielles pour vous. Cela vous aidera dans votre choix.
L’ergonomie et la fluidité du logiciel
Votre SIRH doit être facile à utiliser et rapide. S’il ne l’est pas, vos employés auront du mal à l’utiliser et vous perdrez du temps au lieu d’en gagner.
La compatibilité avec vos autres logiciels
Il est important de choisir un logiciel qui soit compatible avec vos autres outils et logiciels. Cela vous évitera bien des contraintes.
La garantie de mise à jour et de maintenance
Nous vous conseillons de choisir un éditeur de logiciel qui met régulièrement à jour son logiciel. Cela vous rassurera du fait que le logiciel est non seulement en phase avec l’évolution de la technologie, mais aussi avec l’évolution législative en vigueur. L’éditeur doit aussi proposer un service de maintenance efficace.
Les contraintes organisationnelles de l’entreprise
Vous devez aussi tenir compte des contraintes organisationnelles de votre entreprise. Il est important ici de se poser des questions telles que le nombre de personnes pouvant se connecter simultanément, ou encore la possibilité pour le logiciel de gérer une multisociété.
