Nos conseils pour gérer les notes de frais de son entreprise ?

Pour maintenir votre entreprise sur une bonne ligne de productivité, vous avez besoin d’avoir le maximum de contrôle sur chaque activité. Ainsi, vous devez contrôler ponctuellement toutes vos notes de frais et suivre l’évolution de votre rendement quotidien.

En réalité, la gestion des notes de frais implique beaucoup plus la réalisation des vérifications de façon prompte. Alors comment s’y prendre pour y arriver sans crainte ? Nous vous donnons dans la suite de cet article, un certain nombre de conseils pour vous aider à ce sujet.

Définissez une vraie politique de dépenses

Pour une optimisation de la gestion des notes de frais, vous devez tout d’abord mettre en place une politique de dépenses claire et précise. En effet, une application pour la gestion des notes de frais nécessite d’étudier la totalité des dépenses actuelles de l’entreprise, ce qui vous permettra de définir et d’ajuster votre stratégie à la longue.

Pour cela, vous pouvez cibler les problématiques auxquelles vous êtes confronté qui ont trait à un afflux important de documents ou à la perte récurrente de notes de frais. Vous pouvez donc à partir de là, décider des plafonds en fonction des différentes dépenses qui sont effectuées au sein de l’entreprise. Vous pouvez aussi définir les délais précis pour fournir les justificatifs. À cet effet, n’oubliez pas de lister les renseignements qui sont obligatoires. Rappelons ici que lesdits renseignements doivent être fournis selon la nature de leurs dépenses.

Choisissez le bon mode de remboursement

Établir une bonne politique de dépenses implique de bien choisir un mode de remboursement et de définir correctement les délais. De ce fait, deux options sont possibles.

Remboursement des frais réels ou forfaitaires des dépenses 

Pour ce qui est du remboursement des frais réels, vos employés doivent fournir des pièces justificatives requises par l’entreprise afin d’être remboursés pour l’intégralité des montants engagés. Toutefois, pour le remboursement forfaitaire des dépenses, retenez qu’il s’agit d’une somme qui est allouée à un salarié, qui devient ainsi le responsable de ses frais professionnels. Dans ce cas de figure, ce dernier n’aura donc plus à fournir de justificatifs complémentaires.

Faites une dématérialisation des notes de frais et automatisez le suivi des dépenses

Le recours à la dématérialisation est une solution qui facilite non seulement la transmission, mais aussi le traitement des notes de frais. En dehors de tout ceci, elle permet d’optimiser entre autres : la lisibilité, la traçabilité, tout en assurant une bonne conservation des documents.

Utilisez un outil adéquat

Pour une dématérialisation des notes de frais et une automatisation du suivi des dépenses, il existe plusieurs outils en ligne qui peuvent vous aider. Pour trouver un outil pour gérer sa comptabilité, il suffit de télécharger une application dédiée sur son téléphone portable ou sur son ordinateur.

Si vous choisissez cette option, tous vos collaborateurs peuvent donc prendre en photo leurs justificatifs et les enregistrer dans l’application. L’outil propose le scan intelligent et une comptabilisation des notes en un seul clic. Il faut alors reconnaître que cette technologie est une fonctionnalité qui bénéficie à la fois aux équipes administratives et aux salariés. Traiter les notes de frais au fur et à mesure permettra une meilleure organisation au sein de votre structure.

Proposez à vos collaborateurs un moyen de paiement adéquat

Si vous simplifiez le processus de gestion des notes de frais, cela leur rendra la tâche plus facile. Vous éviterez donc à vos collaborateurs d’avancer des dépenses. Pour cela, vous pouvez choisir de leur fournir un moyen de paiement adapté à la réalité de votre boîte.

Il est ainsi possible de proposer par exemple, une carte de paiement fiable. Ils pourront alors réaliser les frais directement depuis le compte de l’entreprise. Vous pouvez aussi appliquer à cette carte, les plafonds qui sont définis pour votre politique de dépenses et ceci, en considérant les types de frais qui sont engagés.

Prenez l’habitude de contrôler vos notes de frais régulièrement

En optant pour un contrôle régulier, vous vous assurez de la bonne marche de votre entreprise. Vous pouvez ainsi choisir de faire un contrôle de toutes les notes de frais par échantillonnage. De cette manière, vous pourriez :

·      Prioriser celles qu’il faut vérifier ;

·      Évaluer les notes de frais aux montants inhabituels ;

·      Identifier les doublons ou encore celles qui sont réalisées en week-end.

Simplifiez le processus d’approbation

En vue de gagner du temps dans le traitement de vos notes de frais, vous devez veiller à ne pas excéder deux strates de validation. Faites en sorte de privilégier une approbation du supérieur hiérarchique du salarié et de confirmer que les dépenses coïncident avec les diverses missions qui leur sont assignées. Privilégiez aussi la validation d’un comptable, afin de vérifier à tout moment que les dépenses respectent réellement la politique de frais qui est mise en place pour votre entreprise.

Pour que le processus vous soit plus facile, vous pouvez toujours vous appuyer sur des outils de gestion des notes de frais. Ceux-ci vous permettront d’instaurer plus rapidement un workflow de validation, qui implique un envoi en temps réel des demandes de notes de frais au manager de la boîte et de désigner celui qui sera chargé de les valider ou de les refuser.

Générez des rapports indispensables pour l’analyse des flux de dépenses

Pour finir, nous vous conseillons de suivre périodiquement les flux de dépenses. Cette approche vous permettra de garder une vision plus large à propos de votre budget global. Les flux de dépenses offrent aux gestionnaires la possibilité d’effectuer une analyse de la plupart des frais qui peuvent être évités ou optimisés. Ainsi, opter pour l’envoi de rapports automatisés vous aidera à faciliter la démarche et à mieux gérer vos dépenses et vos recettes.

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